L’ordonnance n° 2020-235 datée du 25 mars 2020 permet de déroger aux dispositions liées au remboursement des séjours de groupe. Mais qu’en est-il des prochains contrats pour les groupes ? Les professionnels du tourisme de groupe doivent les adapter pour rassurer les organisateurs : quelques exemples.
L’évolution du COVID-19 a obligé le gouvernement à prendre des mesures de restrictions des déplacements (fermeture des frontières, fermeture des hôtels, annulation des voyage scolaire jusqu’à fin Juin…). Ces mesures ont entraîné une annulation totale des séjours de groupe sur le territoire français. En principe les annulations de voyages à forfait entraînent la résolution du contrat et le remboursement intégral des sommes versées (article L. 211-14 II et III, 2° du code du tourisme). Les contrats de services touristiques ne constituant pas des voyages à forfait (ex. réservation d’hôtels, de camping, …) peuvent être éventuellement reportés ou résolus sur le fondement de la force majeure (article 1218 alinéa 2 du code civil).
Le gouvernement a donc pris l’ordonnance n° 2020-235 datée du 25 mars 2020 afin de permettre aux professionnels du tourisme de déroger à ces dispositions, afin d’éviter que ces derniers ne se retrouvent en difficulté financière face aux vagues de demandes de remboursement. Ladite ordonnance se fonde sur l’article 11 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19, qui autorise le gouvernement à prendre des mesures pouvant déroger aux dispositions s’appliquant aux contrats de vente de voyages et de séjours. Cette ordonnance permet aux professionnels du tourisme de groupe de proposer, à la place du remboursement de l’intégralité des paiements effectués, un avoir que le client pourra utiliser pendant une durée de dix-huit mois. Attention, à défaut de la conclusion du contrat relatif à la nouvelle prestation avant le terme de la période de 18 mois, les organisateurs devront procéder au remboursement de l’intégralité des paiements effectués au titre du contrat résolu.
Cette information est valable pour les contrats signés avant l’arrivée de cette crise sanitaire. Mais qu’en est-il pour les nouveaux contrats que vous allez proposer à vos groupes dans les prochaines semaines ?
Votre objectif dans cette phase de relance commerciale sera de rassurer le prospect pour l’aider à prendre sa décision de réserver. Vous devez pour cela intégrer dans votre contrat de réservation de groupe des clauses visant à réduire la crainte de « signer un contrat » et diminuer le risque financier pour les organisateurs.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’éléments à intégrer dans vos futurs contrats :
Concernant les annulations:
// donner la possibilité de reporter le séjour sans frais en cas d’annulation avant une date limite
// définir précisément la date limite d’information de l’organisateur en cas d’annulation
// préciser la politique sur les frais d’annulation en cas d’annulation après la date limite
// diminuer le montant ou le pourcentage du prix à verser à titre d’acompte à la conclusion du contrat
Concernant les modifications d’effectifs
// définir un rétro-planning progressif de modification d’effectifs avec des dates fixes et une tolérance acceptée dans la modification de l’effectif
// préciser la politique sur les frais d’annulation en cas de modifications au delà de la tolérance et/ ou après les dates limites
// imposer que la modification d’effectifs se fasse uniquement par écrit (email) pour éviter les discussions a posteriori
Pour protéger votre entreprise, pensez également à intégrer dans vos contrats :
// une clause précisant la taille minimum du groupe permettant la réalisation du séjour
// une clause sur les modalités de révision des prix en cas de modification d’effectif important (définir un pourcentage). Dans la situation actuelle, nous vous recommandons de parler de révision de prix plutôt que de pénalités.
Cette flexibilité sur les conditions d’annulation est limitée dans le temps. Pensez à basculer sur des modalités plus contraignantes quand la demande sera repartie. Pour rappel, il est indispensable de communiquer autour de cette nouvelle flexibilité :
// en externe sur le site internet ou dans vos signatures d’email : pour rassurer vos clients
// en interne : pour garantir une bonne information de tous les collaborateurs